Allan Schmidt

En gang imellem bliver jeg lidt overrasket – på den gode måde. Det sker blandt andet når sondagsavisen.dk bruger en af mine blogtekster som kildemateriale. Cute.

I morges undersøgte jeg statistikken på min blog og opdagede, at jeg fik trafik fra sondagsavisen.dk. Det er ikke helt normalt og da jeg kiggede nærmere, fandt jeg frem til artiklen Sådan bliver du en god kollega - hvilket jo er et forholdsvist interessant emne. Det forklarede bare ikke den mystiske trafik.

Det var først da jeg kiggede omkring på siden, at jeg opdagede, hvor trafikken kom fra. I højre side er der to grå kasser. Den nederste har titlen “God mødekultur” og da jeg kiggede på teksten, var der et par klokker, der ringede for den var meget bekendt.

Da jeg kiggede nærmere på linket under teksten, forstod jeg præcist hvad der var sket. Journalisten har tilsyneladende googlet info om mødekultur og er kommet frem til min side: Projektledelse: Sådan får du en god mødekultur.

Pludselig er jeg opgivet som kildemateriale og selvom jeg selv måtte opdage det ved et tilfælde, så er det en smule sejt. Måske burde jeg skrive noget mere i den kategori.

9 nemme regler som gør dine møder mere effektive.

Er mødet overhovedet nødvendigt?
Kan et telefonmøde eller en fællesmail erstatte mødet? Der er ingen grund til at holde mødet bare fordi du kan.

Hvem skal deltage?
Hvem skal med? Det er meget nemt at glemme en relevant ressource eller tage en person for meget med for “det er jo hyggeligt nok”. Skær ind til benet og sørg for at de rigtige deltagere er på plads.

Ingen tomme mødeindkaldelser
Dine mødedeltagere bliver usikre på hvad mødet skal handle om og får ingen chance for at forberede sig.

Indkaldelsen skal indeholde en klar dagsorden, så mødedeltagerne ved hvad de går ind. De bør også vide om de skal forbedre sig til mødet ved materialegennemlæsning, brainstorme forud for mødet eller tilsvarende. Sidst skal indkaldelsen lægge op til mødets tidsmæssige rammer. Varer mødet 20 minutter eller 7 timer?

Jo mere du er forberedt, jo større er chancen for at dine deltagere også er det.

Mød til tiden
Det er respektløst at komme 10 minutter for sent. Derudover spilder det alle andres tid og skubber hele mødet, når den forsinkede deltager skal opdateres.

Lav en beregning på hvor mange minutter, der går tabt ved manglende koncentration eller en deltager, der lige løber ud og bagefter skal opdateres. Gang med jeres timepris og så har du en pris for spildtiden.

Hold korte møder
Et møde er ikke en udvidelse af kaffepausen. Hold fokus på målet og sørg for at bruge tiden fornuftigt.

Følg dagsordenen
En dagsorden er hele rygraden i dit møde. Det kan være noget så simpelt som “Vi brainstormer hele dagen om processer” til en større udførlig liste med de punkter I skal igennem.

Dagsordenen sørger også for at holde strukturen til mødet og det er din opgave at sikre at I kommer igennem alle punkter til tiden.

Mobiltelefon er bandlyst
Der findes ikke noget mere forstyrrende end mobiltelefoner, der ringer eller deltagere der sms’er eller snakker. Eneste grund til at en mobiltelefon er med til mødet er hvis en deltager forventer et meget kritisk opkald.

Beregn spildstid som mød til tiden. Samme princip.

Alle er enige
En beslutning er ikke noget værd, hvis alle ikke er med. En uenig medarbejder kan ødelægge meget efterfølgende arbejde. Nogen gange er det umuligt at blive 100% enige, men så er kompromisset det gældende.

Væn deltagerne til at hvis de går fra et møde uden at have sagt fra eller stillet spørgsmål, så er de enige i det besluttede.

Send referat ud efter mødet
Når mødet er slut, så opsummer og send referat ud til alle deltagere. På den måde sikrer du den interne opgavedokumentation og at deltagerne ikke glemmer noget.

Opsummering
Det kan virke som en meget stram tilgang til møder, men jeg har oplevet mange spildtimer på grund af møder som ikke havde noget formål, som konstant blev forstyrret eller hvor der ikke blev fulgt op.

Se også Gode råd om projektledelse

Projektledelse for begyndere – en simpel tilgang til projektledelse.

Del 1: Hold dine interessenter informeret.

Som projektleder har jeg prøvet at køre et projekt og pludselig stå overfor en chef eller anden højt placeret person, der undrende stiller spørgsmål. Spørgsmål om stil, indhold, design eller retning på projektet.

Normalt er det ikke så farligt for nysgerrighed er bare et tegn på interesse og det er kun en god ting.

Stilles spørgsmålene grundet uvidenhed og usikkerhed, så er der noget meget galt. Du risikerer at projektet stoppes og i værste fald startes forfra for “det var ikke hvad man forventede”.

Hvad gik der galt?

Det er faktisk ikke så svært at forhindre, hvis du sørger for at have følgende på plads:

Find alle interessenter
Start med at finde alle de personer, som kan have en interesse i dit projekt og saml dem i en liste.

Interessede kan være alt fra dem, der reelt skal udvikle projektet til en chef, som bare gerne vil vide hvad det går ud på. Hvis du tror at en person kan have den mindste interesse for dit projekt, så skal de på listen.

RACI
Listen kan for eksempel være opbygget efter en simpel version af RACI modellen.

R: Ressource (engelsk: Responsible)
Den eller de personer der skal lave arbejdet i opgaven. Det kan være en designer, en programmør eller tilsvarende.

A: Ansvarlig (engelsk: Accountable)
Den person der er eneansvarlig for opgaven. Der kan kun være én ansvarlig på opgaven.

C: Konsulteres (engelsk: Consulted)
Den eller de personer som det vil være klogt at spørge til råds undervejs. Det kan være en delopgave, et bestemt ekspertområde eller tilsvarende, som du ikke ved nok om.

I: Informeres (engelsk: Informed)
Den eller de personer som skal informeres om forløbet. De kan godt komme med input, men det skal være tydeligt at de ikke skal regne med at blive hørt.

Et eksempel på en udfyldt RACI model: 

Her kan du læse mere om RACI modellen.

Behovsanalyse/afklaring
Indkald til et møde, hvor alle interessenter er med – eller så mange som muligt. Gennemgå projektet og sørg for at alle bliver informeret og hørt, hvis det er nødvendigt.

Alle skal godkende det aftalte inden mødet afsluttes og kan dermed gå derfra med en klar ide om:

- Projektomfang og -rammer
- Projektets deltagere
- Eventuelt styregruppe
- Hvad indholdet vil være
- Hvordan designstil og -univers vil være
- Andet relevant for projektet

Derefter sender du et opsamlende referat ud til alle interessenter – også dem som ikke var tilstede.

Styregruppe
Ved større og komplekse projekter kan det godt betale sig at oprette en styregruppe. Styregruppen består normalt af chef(er), beslutningstagere, andre højt placerede interessenter og typisk en projektleder.

Styregruppen informeres løbende og skal kunne træde til, hvis der pludselig opstår problemer, som kræver en større beslutning eller eventuelt ændring i projektet.

Kommunikation
Kommunikation burde måske have stået først for det er det vigtigste i et projekt. Alle punkterne i dette indlæg handler om kommunikation.

Uden kommunikation er du sikker på at dine interessenter bliver usikre og først begynder at blande sig. Det kan være voldsomt forstyrrende.

Så sørg for at sprede din information. Jo flere der ved hvad der sker, jo bedre. Værktøjer som referater, mails, opdateringer eller opsamlende møder bør ikke afskrække dig. De vil sikre at dit projekt forløber uden for mange forstyrrelser i form af chefer, der vil sikre sig at det går godt og i den rigtige retning.

Opsummering
Ved at holde dine interessenter informerede og involverede fra start til slut øger du chancen for at alle er med og ikke pludselig stopper eller ændrer dit projekt på grund af manglende information eller en misforståelse.

Se også Gode råd om projektledelse

Jeg vil fortælle lidt om mine erfaringer som projektleder med speciale i internetbaserede projekter. Niveauet er for begyndere og formålet er at give gode råd til nye projektledere eller -koordinatorer.

Indlæggene vil ikke nødvendigvis være tilknyttet et bestemt projekt eller virksomhed, men vil opstå af situationer i min hverdag. Det er dermed ikke en teoretisk uddannelse, som jeg skriver ud fra, men en praktisk indgangsvinkel.

Det betyder også at rækkefølgen af indlæggene ikke er bestemt på forhånd og kan virke lidt tilfældigt valgt.

Håbet er at jeg kan give mine erfaringer videre, så der er en anden, der slipper for at opfinde den dybe tallerken igen. På et personligt plan giver det mig mulighed for at samle tankerne, evaluere og dermed lære.

Hvis du vil læse alle gode råd om projektledelse, så klik her: projektledelse.

God fornøjelse.