Allan Schmidt

9 nemme regler som gør dine møder mere effektive.

Er mødet overhovedet nødvendigt?
Kan et telefonmøde eller en fællesmail erstatte mødet? Der er ingen grund til at holde mødet bare fordi du kan.

Hvem skal deltage?
Hvem skal med? Det er meget nemt at glemme en relevant ressource eller tage en person for meget med for “det er jo hyggeligt nok”. Skær ind til benet og sørg for at de rigtige deltagere er på plads.

Ingen tomme mødeindkaldelser
Dine mødedeltagere bliver usikre på hvad mødet skal handle om og får ingen chance for at forberede sig.

Indkaldelsen skal indeholde en klar dagsorden, så mødedeltagerne ved hvad de går ind. De bør også vide om de skal forbedre sig til mødet ved materialegennemlæsning, brainstorme forud for mødet eller tilsvarende. Sidst skal indkaldelsen lægge op til mødets tidsmæssige rammer. Varer mødet 20 minutter eller 7 timer?

Jo mere du er forberedt, jo større er chancen for at dine deltagere også er det.

Mød til tiden
Det er respektløst at komme 10 minutter for sent. Derudover spilder det alle andres tid og skubber hele mødet, når den forsinkede deltager skal opdateres.

Lav en beregning på hvor mange minutter, der går tabt ved manglende koncentration eller en deltager, der lige løber ud og bagefter skal opdateres. Gang med jeres timepris og så har du en pris for spildtiden.

Hold korte møder
Et møde er ikke en udvidelse af kaffepausen. Hold fokus på målet og sørg for at bruge tiden fornuftigt.

Følg dagsordenen
En dagsorden er hele rygraden i dit møde. Det kan være noget så simpelt som “Vi brainstormer hele dagen om processer” til en større udførlig liste med de punkter I skal igennem.

Dagsordenen sørger også for at holde strukturen til mødet og det er din opgave at sikre at I kommer igennem alle punkter til tiden.

Mobiltelefon er bandlyst
Der findes ikke noget mere forstyrrende end mobiltelefoner, der ringer eller deltagere der sms’er eller snakker. Eneste grund til at en mobiltelefon er med til mødet er hvis en deltager forventer et meget kritisk opkald.

Beregn spildstid som mød til tiden. Samme princip.

Alle er enige
En beslutning er ikke noget værd, hvis alle ikke er med. En uenig medarbejder kan ødelægge meget efterfølgende arbejde. Nogen gange er det umuligt at blive 100% enige, men så er kompromisset det gældende.

Væn deltagerne til at hvis de går fra et møde uden at have sagt fra eller stillet spørgsmål, så er de enige i det besluttede.

Send referat ud efter mødet
Når mødet er slut, så opsummer og send referat ud til alle deltagere. På den måde sikrer du den interne opgavedokumentation og at deltagerne ikke glemmer noget.

Opsummering
Det kan virke som en meget stram tilgang til møder, men jeg har oplevet mange spildtimer på grund af møder som ikke havde noget formål, som konstant blev forstyrret eller hvor der ikke blev fulgt op.

Se også Gode råd om projektledelse